întrebări frecvente

Sistemul de factură electronică a fost introdus de guvern pentru a asigura transparența afacerilor și a plății impozitelor. Factura electronică trebuie să fie utilizată:
Operatorii economici care vând bunuri cu un risc ridicat de evaziune fiscală (Produse agricole; Apă, inclusiv apă minerală; Alcool; Îmbrăcăminte și încălțăminte; Nisip, balast, pietriș; Clădiri noi).
Toți cei implicați în contracte de achiziții publice (B2G).
Agențiile de turism, lanțurile hoteliere și unitățile de cazare.
În plus, operatorii economici străini au posibilitatea de a utiliza sistemul de facturare electronică.

Sistemul e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual, unde accesul se face pe baza unui certificat calificat pentru semnătură electronică. Facturile se încarcă în sistem sub forma unui fișier .xml, sunt validate din punct de vedere al sintaxei de către serverul ANAF și, dacă sunt îndeplinite toate condițiile de formă, sistemul trimite un mesaj de emitere a facturii către SPV atât către destinatar, cât și către beneficiar. Ministerul de Finanțe aplică ștampila pe fișierul .xml și acesta poate fi descărcat. Operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV).
Pentru a utiliza sistemul de factura electronică în relația B2B, emitentul și beneficiarul trebuie să fie înregistrați în Registrul facturilor electronice. Autoritățile și entitățile contractante (instituții publice) trebuie să fie înregistrate în Registrul entităților publice. (dispoziție abrogată prin Ordinul 1667/2022)

În cazul facturilor electronice emise în relația B2B (Business to Business):

• Pentru a putea trimite sau primi factura electronică, ambele entități economice, atât emitentul (cel care trimite factura electronică), cât și destinatarul acesteia, trebuie să fie înregistrate în Registrul facturilor electronice RO. În cazul facturilor electronice emise în cadrul unei relații B2G (Business to Government)
• În ceea ce privește destinatarii facturilor electronice emise în relația B2G, aceștia au două opțiuni de primire și descărcare:
  • Prin accesarea secțiunii e-Factura disponibilă în Spațiul Privat Virtual din cadrul portalului ANAF;
  • Prin accesarea "Punctului unic de acces" de pe pagina web a Ministerului Finanțelor - Sistemul național de raportare Forexebug, secțiunea "Vizualizare rapoarte" - "E-facturi", în cazul celor înregistrați în Registrul entităților publice.

În acest moment, pentru factura electronică nu există un termen limită de transmitere și nu sunt prevăzute penalități. Cu toate acestea, netransmiterea facturilor în relația B2G va însemna că nu va putea fi plătită de către autoritatea publică, iar netransmiterea facturilor care conțin produse cu risc fiscal ridicat sau cele încasate cu vouchere de vacanță va face ca aceste facturi să fie considerate neoriginale cu implicațiile aferente (considerarea TVA nedeductibilă pentru beneficiar, etc.).

Factura electronică introdusă de către emitent este verificată automat de către sistemul e-Factura în ceea ce privește semantica, structura și sintaxa. NU sunt identificate erori în factura electronică trimisă: factura va fi semnată cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Din acest moment, nu se mai poate face nicio modificare a facturii și atât Emitentul, cât și Destinatarul pot accesa documentul arhivat ca fișier zip în sistemul e-Factura. Sunt identificate erori în factura electronică transmisă: sistemul e-Factura nu o va considera înregistrată și va returna Emitentului o notificare și un fișier de arhivă zip care indică erorile identificate. Emitentul are posibilitatea de a trimite factura electronică corectă prin același sistem.

În cazul în care factura electronică pe care emitentul a trimis-o destinatarului, dar destinatarul se opune înregistrărilor, factura nu poate fi returnată emitentului. Destinatarul va notifica Emitentul prin introducerea unui mesaj în acest sens în sistemul național de facturare electronică, iar Emitentul are posibilitatea de a corecta factura în conformitate cu ART. 330 Corectarea facturilor, din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal. Întrucât în cazul facturii electronice, momentul în care factura a fost acceptată de sistem și semnată cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor reprezintă și faptul că factura a fost trimisă destinatarului, aceasta nu mai poate fi anulată. Se emite o nouă factură cu informațiile și valorile corecte și, în același timp, se emite o factură cu valorile cu semnul minus sau, dacă este cazul, cu mențiunea că valorile sunt negative, precum și cu numărul și data corectate ale facturii.

Sistemul e-Factura trimite automat notificări atât emitentului, cât și destinatarului la adresele de e-mail introduse în SPV. Astfel, aceștia vor fi notificați:

• atât emitentului, cât și destinatarului cu privire la:
  • Facturi electronice pe care a fost aplicată semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, care atestă primirea acestora în sistemul e-Factura;
  • Mesaje trimise de către destinatar și care nu au fost descărcate de către emitent,
• Emitentului în ceea ce privește:
  • Factura electronică în care au fost identificate erori și care NU se consideră transmisă în sistem.

În pagina de detalii a fiecărui document, veți găsi un istoric al tuturor modificărilor pe care utilizatorii înregistrați în contul companiei le-au făcut asupra documentului respectiv. Astfel, din pagina de vizualizare a facturilor, puteți vedea:

• când a fost creată factura și de către cine (în cazul în care în cont sunt înregistrați mai mulți utilizatori);
• când și de câte ori a fost modificată;
• puteți da click pe numele clientului pentru a afla detalii despre acesta